Tarde o temprano te pega, un bloqueo, algo interrumpe tu flujo de trabajo, las listas de “acciones siguientes” comienza a acumular polvo en tu escritorio junto a las pilas de oficios que han llegado en los últimos días, la bandeja de entrada acumula correos no leídos durante varios días, ¿Cómo salir de aquí?
Tal vez estos cinco pasos te ayuden a regresar nuevamente a un sistema GTD funcional:
- Identifica la causa: Este paso es el más importante. Si el hombre es el único animal que tropieza dos veces con la misma piedra, hay que evitar el tercer tropiezo. En este punto hay que evaluar la situación y entender cómo se llegó hasta aquí. ¿Fue algo externo, en otras palabras, un evento incontrolable que interrumpió tu flujo por un período largo? O, ¿fue tu sistema de organización, hay algún eslabón débil que pudiera vencerse nuevamente? Identifica ese eslabón y márcalo, hazlo consciente.
- Evalúa los daños: Cómo resolver la situación. ¿Cuántas acciones y citas perdidas tienes? ¿Cuántas pueden perderse, y cuántas están pendientes de realizarse? Recopila todo lo acumulado hasta este momento. Desde aquí, define cuánto tiempo tardaras en llevar a término todas aquellas acciones que aún no se han realizado. Se específico ¿3 días? ¿3 semanas? Concédete un tiempo de gracia, si no lo haces te estarás engañando a ti mismo. Lo importante es obtener un número que utilizaremos en los siguientes pasos.
- Re-prioriza: Debido a que has adoptado la metodología de GTD, ya tienes una agenda con acciones programadas. Después del paso número 2, mira cuál es la situación de tus compromisos durante el período de tiempo que te acabas de señalar. De entre todas las opciones que te quedan, ¿qué es lo más importante que debes hacer?
- Re-programa: Este paso está intencionalmente separado del anterior. La prioridad número uno es regresar a tu flujo de trabajo, la manera más fácil es re-priorizar primero y después re programar como un paso distinto. Ya tienes limitaciones, los compromisos con fecha límite, no tiene caso generar contradicciones con la programación previa..
- Monitorea tu progreso: En GTD, cada acción que se coloca en la agenda es un compromiso que se supone debes mantener. Debido a que perdiste ese flujo has roto compromisos, pero ahora tienes una segunda oportunidad. Este paso es tan importante como el paso 1.
Cualquier sistema de organización que se basa en la metodología GTD tiene su base en un matenimiento adecuado, para ser eficaz.
Vía: Al at 7P
