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Con estas primeras semanas del año llegaron, sin ser invitados, muchos imprevistos que he tenido que solucionar sobre la marcha…En mucho me ha ayudado el haber cambiado mis hábitos de organización. Por ejemplo, adoptar la planeación en papel.

Esta es una toma preliminar de mi planeador (utilizando los formatos de D*I*Y Planner de Douglas Johnston), utilizo un planeador At-a-glance (5.5″x8.5″) de tres argollas.

Se pueden ver mis listas de acciones, aquellas que aparecen resaltadas son las que ya he completado.

Estoy experimentando con el resto de las plantillas… por lo pronto he colocado las siguientes:

Portada, con la plantilla del perfil por el lado opuesto.

Separador de Calendario: Con plantillas de planeación semanal por ambas caras, he colocado 4 semanas.

Separador de Acciones: Plantillas de Next Action, Waiting for, y Agendas.

Separador de proyectos: Utilizo Project Details, Project Outline, To Do List, Objectives, Checklist.

Separador de Algún día/Tal vez: Plantillas de Someday/Maybe Quicklist.

Separador de Leer/Revisar: dos plantillas de Checklist con encabezamientos (“Artículos para leer”, Reportes/Ofertas comerciales”, etc.).

Separador de Referencias: Utilizo las plantillas de notas que venían con el planeador y conservo el block, en el extremo izquierdo del planeador en la foto.

Separador de Bandeja de entrada: varias hojas en blanco, de las que venden en las papelerías, por ciento de hojas; este va al centro del planeador, es más fácil abrir al centro y tomar las notas necesarias.

Separador de Contactos: utilizo los que venían con el planeador.

Acostumbrado a ser un usuario Windows, MSOutlook y Exchange Server, hace tiempo me hice usuario de una Palm Tungsten E por la conveniencia de sincronización. Con más de un proceso definido y pautado a través de las tareas y la agenda, este maridaje fue exitoso en un momento de mi vida en el que necesitaba organizar mi día para que mi trabajo fuera efectivo y eficaz.

Sin embargo, con nuevas obligaciones, he tenido que replantearme mi sistema de organización y, consecuentemente, el uso de la pda. Si bien es cierto que mi mundo ha venido a ser algo más electrónico –email, agenda y documentos electrónicos- no deja de ser cierto que existen algunos inconvenientes en sincronizar mi palm desde dos equipos distintos –contactos y tareas duplicados o perdidos.

He venido experimentando con el DIY Planner, organización en papel, durante un poco más de cuatro semanas. Con este cambio he encontrado mayor libertad para tomar notas, controlar mi agenda y mantener un seguimiento puntual de mis proyectos, tareas, próximas acciones, incluso de las listas de compras. (Una de las cosas que odio de la pda es el suplicio de escribir en ella cuando no es posible utilizar el teclado).

Uno de los logros que me ha traído el cambio es que he desarrollado el hábito de revisar cotidianamente mis listas contextuales, algo que no hacía ya que siempre me confiaba en las alarmas programadas. Tanto así que olvidé que la planeación y la organización son procesos y no eventos.

Sin embargo, mi Palm sigue desempeñando una labor muy útil: disponer en cualquier momento de mis contraseñas, debidamente encriptadas; portar mis documentos, fotografías y música (supongo que sería mejor un Ipod para lo último); llevar el email conmigo cuando tengo que estar fuera de la oficina; leer los blogs que tengo en bloglines; mantener mis compromisos laborales sin que interfieran con mi calendario personal.

Ustedes, ¿cómo dan seguimiento a sus compromisos?

Aún cuando llevo ya algún tiempo manejando mis acciones siguientes, a la espera, etc. utilizando mi palm y la sincronización con el servidor de exchange de la universidad, hay una serie de elementos que se encuentran en el DIY Planner que me son útiles, pero no he encontrado la forma de trasladarlos a la palm.

Las plantillas son:

• Goal Planning.
• Project details.
• Web Design I y II. (Estas son fabulosas para un proyecto que estoy detallando).
• Objectives.
• Cornell Notes. (A final de cuentas, me gusta escribir).

Debo reconocer, también, que disfruto sentir la textura del papel y el olor de la tinta.