Para continuar con el tema de la entrada anterior, les presento una lista de cinco puntos que utilizo para atender el correo electrónico:
- Cierra la aplicación de correo electrónico. Si te parece muy violento, entonces desactiva la casilla del “Envío y Recepción Automática” de tu aplicación. Sí no puedes con eso, podrías intentar configurar la recepción para que verifique tu correo en forma razonable: digamos, ¿una vez cada 50 minutos? Se sincero, ¿realmente necesitas verificar tu correo cada 5 minutos? (Personalmente, la cuenta de trabajo está configurada, si mal no recuerdo, para verificar cada 120 minutos).
- Mantén tu integridad. Ese correo, ¿piensas responderlo? Si lo vas a contestar, hazlo. Si no es así, bórralo. En este caso, la culpa no sirve de nada en horas de oficina y tampoco fuera de ellas -cabe aclarar que pienso en esos correos con “FW” o “RV” enviados por amigos y familiares.
- Usa plantillas. Del mismo modo que tienes plantillas para memorándum, elabora algunas plantillas para tus correos. Seguramente tienes algunos temas que atiendes, frecuentemente, utilizando el mismo esquema mental.
- Vete por lo fácil. Si puedes escribir un correo electrónico, o contestarlo, en menos de dos líneas, procura despacharlos primero. Sigue “la regla de los dos minutos”, hazlo ahora. Recuerda, de acuerdo a GTD, esto es sobre la acción siguiente.
- Es un correo electrónico, no una novela de Stephen King. No estás escribiendo un capítulo de “Eso” (“It”) y, salvo que pretendas despistar al enemigo utilizando circunloquios y figuras retóricas, basta con mantener la acción siguiente en mente, que la conversación se mueva, que broten los compromisos y las fechas límite.
- Sí, ya sé que dije que eran cinco. Una recomendación leída incontables veces en Twitter. Nadie espera que seas perfecto, pero, trata de respetar la gramática, procura respetar las reglas de puntuación, la sintaxis también es importante -¡aunque tengas ocho años!-.
Existen muchas versiones de estos cinco puntos, no obstante que versión prefieras, créelo, funcionan.
Excelente post, les dejo un link con 5 tips para optimizar el tiempo con los emails.
http://ow.ly/2rGEb
Saludos
@jbaldovino
Jonathan Baldovino´s last blog ..Cámara Nacional de Apelaciones falla a favor de Internet en la Argentina