Hace un rato leía, en El Canasto, un post de Franck Scipion cuyo tema versa sobre cómo ganar dos horas en el día. El post me llamó la atención porque, al igual que Franck, también creo que un manejo adecuado del correo electrónico puede aumentar nuestra productividad. Y ser un buen trabajador del conocimiento requiere asegurarse del tipo de resultados deseados y trabajar los mensajes para que sean concretos y fáciles de manejar.
Entender porqué se escribe.
Creo que antes de escribir un correo electrónico uno tiene que asegurarse de que tiene claras las respuestas a dos preguntas básicas:
- ¿Por qué escribo esto?
- ¿Cuál quiero que sea, exactamente, el resultado de este correo?
Si no podemos contestar cualquiera de estas dos preguntas, entonces deberíamos abstenernos de comenzar a escribir cualquier correo electrónico.
Posiblemente ustedes reciban docenas de correos en el transcurso del día, incluso cientos de ellos; probablemente, coincidirán en que el modo de aproximación a ellos depende, muchas veces, de la claridad de los temas que aparecen. Cuando escaneamos rápidamente nuestro correo, es distinto el nivel de atención que otorgamos a un correo bien pensado, que a uno tan descuidado que ni siquiera cuenta con asunto.
Hay que pensar en el correo electrónico desde el punto de vista del receptor, más que del emisor, y asegurarnos todo lo posible de que lo leerá. Si el mensaje es valioso, hay que tratarlo de esa forma.
Conseguir lo que se necesita.
No obstante todos los posibles temas que pudiesen abarcar los correos electrónicos; los correos de trabajo tienen fundamentalmente tres temas básicos y recurrentes:
- Requerir información: ¿Se autorizó la cotización ERP-20818?
- Proporcionar información: El proveedor pasará a mi oficina el 20/03/2010.
- Requerir acción: Obtener pase de cortesía al estacionamiento para el conferencista.
Debe ser claro para el receptor qué tipo de correo está recibiendo. No hay que escatimar en la redacción clara y concisa de un párrafo que aclare:
- De qué se trata
- Qué tipo de resultado se requiere
“Dado que se ha solicitado la instalación del software XYZ, se acordó con Juan Pérez (número de nómina 234567) que se le asignaría la guardia correspondiente a ese día, de 7:00 a 14:30 horas, para que proceda con la instalación en los equipos autorizados; motivo por el que se solicita que vigilancia le permita el acceso a las instalaciones.”
Seamos francos, no hay porque asumir que alguien leerá más allá del primer párrafo; así que tratemos de dejar en claro lo que deseamos obtener desde el principio.
Conseguir una respuesta.
Hay ocasiones en que lo único necesario del correo electrónico cabe en el asunto:
- Presentación pospuesta para lunes a las 11:00.
- Atención: suspensión de energía mañana a las 18:00.
- Soporte: CPU N/S 83456MX324J no enciende.
- Gracias por el envío del impreso al Consejo de Admon.
Y hay ocasiones en que algo tan breve ocupa más de dos pantallas, antes de llegar al punto.
La delicadeza y cortesía en el trabajo se manifiestan en saber llegar al punto en forma inmediata, el jefe lo agradecerá; recordemos que él no está allí para desarrollar sus habilidades lingüísticas.
Del mismo modo, hay muchos mensajes que no merecen más que un “sí” o un “no”, y no un tratado de tres páginas sobre el particular.
¿Cuál es la acción siguiente?
Si nuestro mensaje requiere cualquier tipo de requerimiento, no olvidemos hacérselo saber a nuestro receptor. Sobre todo si es quien tiene la capacidad de decisión que requerimos para completar nuestras tareas. Y procuremos hacerlo en el primer párrafo.
¿Alguien más gusta colaborar en el tema?
Imagen cortesía de dampeebe el 2 de ene ’08, 3:48 CST.
Tags: email, Management
Hola Miguel
Lo que dices en tu post es muy importante. Ojala todos recibamos más información sobre como redactar emails enfocados a la toma de decisión/acción inmediata.
Uno de mis trucos es utilizar el campo asunto del email como CTA (Call To Action). Un par de ejemplos:
“Confirmación de participación a la reunión del 01/04/2010 en la Casa de Americas de Madrid” o “Última oportunidad para el feedback sobre las opciones de software de gestión de inventarios” etc…
He dejado de intentar evangelizar al planeta, así que creo que este truco no es muy universal. Pero cada vez que puedo, intento poner el CTA en el asunto del propio email. Me gusta pensar que al lector le ayuda a ganar un par de minutos
Franck´s last blog ..El gran error de querer saberlo todo y hacerlo todo
La cuestión del asunto en el e-mail es una labor constante para mí. Tengo cuatro colaboradores que me envían correos de trabajo con asuntos tales como “Hola”, “Por favor”, cuando no sin asunto.
Pero, seguiré insistiendo.
Excelente post, gracias
La de años que llevamos utilizando el correo electrónico y el dominio de esta herramienta sigue siendo penoso. De las diferentes organizaciones en que he trabajado, en al menos dos, suponía el problema organizativo esencial. Y no solo por la comunicación pobre o a destiempo, sino por la nula formación en gestión de lo que interesa o no comunicar o recibir.
Aunque, en muchas ocasiones, quien incita a ello es el propio dueño de la empresa o DG, que quiere “saber todo de todos”, estar en copia “de todo”. Esto provoca actitudes reflejas en los demás. Y se acaba empleando el e-mail como martillo pilón en las cabezas de los demás…
Una vez se me ocurrió decir que no quería copia de todo, y mi jefe, dueño de la empresa, me acusó de despreocupado
Recuerdo haber pensado, tras recibir mi primera cuenta de correo electrónico: “¡Ahora sí! ¡Terminaron las juntas y la falta de coordinación!”. Sin embargo, se generaron otro tipo de problemas, como los que mencionas.
A veces, el deseo del CEO de incorporarte a lo último en tecnología, no va acompañado por la actualización del CEO.
Un saludo y gracias por la retroalimentación.