marzo, 2010

Care & Feeding / GTD — 3 Comments
31
mar 10

Lidiar con el correo electrónico

Para continuar con el tema de la entrada anterior, les presento una lista de cinco puntos que utilizo para atender el correo electrónico:

  1. Cierra la aplicación de correo electrónico. Si te parece muy violento, entonces desactiva la casilla del “Envío y Recepción Automática” de tu aplicación. Sí no puedes con eso, podrías intentar configurar la recepción para que verifique tu correo en forma razonable: digamos, ¿una vez cada 50 minutos? Se sincero, ¿realmente necesitas verificar tu correo cada 5 minutos? (Personalmente, la cuenta de trabajo está configurada, si mal no recuerdo, para verificar cada 120 minutos).
  2. Mantén tu integridad. Ese correo, ¿piensas responderlo? Si lo vas a contestar, hazlo. Si no es así, bórralo. En este caso, la culpa no sirve de nada en horas de oficina y tampoco fuera de ellas -cabe aclarar que pienso en esos correos con “FW” o “RV” enviados por amigos y familiares.

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Care & Feeding / GTD — 7 Comments
30
mar 10

El asunto sí importa

Hace un rato leía, en El Canasto, un post de Franck Scipion cuyo tema versa sobre cómo ganar dos horas en el día. El post me llamó la atención porque, al igual que Franck, también creo que un manejo adecuado del correo electrónico puede aumentar nuestra productividad. Y ser un buen trabajador del conocimiento requiere asegurarse del tipo de resultados deseados y trabajar los mensajes para que sean concretos y fáciles de manejar.

Entender porqué se escribe.

Creo que antes de escribir un correo electrónico uno tiene que asegurarse de que tiene claras las respuestas a dos preguntas básicas:

  1. ¿Por qué escribo esto?
  2. ¿Cuál quiero que sea, exactamente, el resultado de este correo?

Si no podemos contestar cualquiera de estas dos preguntas, entonces deberíamos abstenernos de comenzar a escribir cualquier correo electrónico.
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Care & Feeding / GTD — 3 Comments
21
mar 10

El Dispositivo Universal de Captura

Kit de MiguelLo que está en nuestra mente, está ahí porque conscientemente nos concentramos en mantenerlo presente. Sin embargo, la mente tiene ideas de forma continua, en casi todo momento estamos efectuando asociaciones libres en torno a todo: sonidos, olores, cambios de iluminación, nuestra posición, aquello en lo que estamos concentrados.

Para mantener el control sobre nuestra capacidad de concentración necesitamos poner atención en aquello en lo que debemos poner nuestra atención. De nada sirve estar pensando en enviar un correo solicitando una cotización sobre algunos materiales que necesito, mientras estoy sentado en el cine viendo una película. Y si no capturo de alguna manera esta idea quizá pase toda la película distraído sin disfrutarla, o tal vez después me encontraré tratando de recordar qué era lo que estaba pensando,

Todas las ideas tienen el mismo potencial, no hay manera de “tener buenas ideas”, simplemente se tienen ideas, buenas y malas, mejores y peores. Ignorarlas es siempre una opción, aunque no la mejor de ellas.
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Care & Feeding / GTD / Management / work — 4 Comments
18
mar 10

Cómo evitar estar anquilosado

Foto AntiguaAnquilosado, por definición, es algo que no ha evolucionado y, curiosamente, hay un artículo que asocio libremente con esta palabra desde que lo leí, hace unos días, es Build Daily Momentum Using The 10/15 Split.

Son los dos momentos que plantea los que me han llamado la atención:

  • Comenzar el día en grande
  • Terminar bien el día

Planear es una de las cosas más complicadas de hacer al empezar el día, a menos que uno sea realmente bueno en ello. Siempre es más fácil entrar en el bucle de checar el correo, abrir el TweetDeck, lo que sólo sirve para perpetuar el patrón de lo que queremos evitar.

Así que el autor, Charlie, nos invita a intentar lo que él llama la división 10/15. Un proceso de check-in y un check-out del día.

Nos comenta que la clave está, para él, en el check-out al final del día.

  1. El Check-Out de 15 minutos

El check-out nos permite una mejor perspectiva al final del día.

Sabemos qué hicimos y qué no, y tenemos una buena perspectiva de los próximos pasos para mantener el negocio en moviento. Así, mientras nuestro agobio puede ser realmente alto, las nubes de telarañas que nos acompañan al comienzo del día ni siquiera están por aparecer.
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