Organizador o cómo concentrar el trabajo

Hace algunos años llegó a mis manos “Getting Things Done“, el libro de David Allen, y quería utilizar un organizador para ponerlo en práctica. Después de investigar sobre las aplicaciones disponibles para mi Treo 680 encontré que no eran tan flexibles como lo requería GTD, así que opté por utilizar un organizador de papel, algo anticuado pero sumamente flexible. Estos son algunos pasos para que dí para crear un organizador a modo.

Elección del organizador

  • El primer punto fue reconocer que contaba con muchos de los elementos de organización dispersos en diferentes tipos de soporte. Post-it pegados a mi PC, un cuaderno, algunas tarjetas de cartulina que cargaba en la bolsa, las aplicaciones integradas en mi Treo.
  • Adicionalmente, pase algunos días prestando atención a mi rutina diaria. Traté de determinar los tipos de soporte que utilizaba y el tipo de elementos que manejaba con mayor frecuencia en cada uno de ellos.
  • También puse por escrito las veces que había utilizado un organizador con un resultado más o menos bueno. La verdad es que nunca me llevé bien con el orden predeterminado de las secciones del organizador.
  • A continuación elaboré una lista de cómo utilizaba el papel y lo digital. Dónde colocaba los contactos, dónde las citas, dónde mis notas, a menudo terminaba con proyectos que eran mitad papel y mitad digital.
  • Por último, ¿cúal era el tamaño de organizador adecuado para mí? Siempre estaba maldiciendo por el tamaño de la pantalla de mi Treo y también por el tamaño de los organizadores de bolsillo. Finalmente terminé eligiendo el tamaño media carta (5.5″ x 8.5″), suficiente espacio para mí y cabía perfectamente en mi backpack. Cuanto más pequeño y compacto sea el organizador, más inclinado estaré a llevarlo y utilizarlo. Siendo realistas, necesitaba algo que pudiera caber en una mochila.

Los organizadores, especialmente los de papel, no son sólo para planear. También sirven para soñar. Esboza ideas, mantén un diario, haz garabatos y lluvias de ideas sobre tu vida ideal. ¿Quién sabe de dónde puede venir tu próximo proyecto?

Configuración del organizador.

Entonces, ¿qué secciones de un organizador me eran útiles y dónde debería ir cada una de ellas? Actualmente he suprimido la sección de Calendario y Contactos, ya que se sincronizan con los elementos correspondientes en mi cuenta de correo.

Esta es la forma en que tengo dispuestas las secciones:

  1. Frente del organizador.
    • Una impresión, frente y vuelta, del diagrama avanzado de GTD
  2. Acciones siguientes, separadas en categorías:
    • Oficina
    • Casa
    • TeléfonoMi organizador
  3. Agenda
    • Una por cada persona con la que debo tener alguna reunión
  4. Waiting For
    • Las listas de las acciones y resultados que he delegado en otros.
  5. Inbox
    • Aquí van todas las notas que tomo en una reunión o llamada telefónica y de aquí se distribuyen al lugar que les corresponde: Calendario, Acciones siguientes, A la espera, Proyectos, Planeación.
  6. Proyectos
    • El listado simple de mis proyectos; según la definición de David Allen, todo aquello que requiere más de una acción para ser completado.
  7. Listas de control
    • Áreas de responsabilidad laboral (revisión mensual)
    • Áreas de responsabilidad personal (revisión mensual)
    • Metas y objetivos (revisión trimestral)
    • Visión (cuando necesito recordar a dónde voy)
    • Propósito y valores (siempre que lo necesite)
  8. Recordatorios de incompletos profesionales y personales
  9. Lista de “Algún día”
  10. Formatos de repuesto para el organizador.
  11. Sobre plástico para papeles sueltos.

Pero, un organizador no me basta si no hago uso de él. Así que fue necesario establecer un hábito de planeación utilizando el organizador; estos son los pasos que seguí:

Planificación diaria regular.

Todas las tardes tomo de 5 a 10 minutos para repasar las Acciones siguientes y mi Calendario. Eso refresca en mi mente lo que debe hacerse, lo que hace que sea menos probable que olvide las citas, etc.

Planificación semanal regular.

Al iniciar la semana, algo así como el domingo en la noche, me tomo unos minutos para revisar los planes para la próxima semana. Esta es mi oportunidad de planificar acciones que no se pueden vincular a un día específico, es decir, ponerme al día con un amigo, enviar una nota de agradecimiento. También puedo transferir cualquier información que haya ingresado en mi Inbox al lugar que le corresponda.

Usar el Calendario.

Si bien he mencionado que no utilizo el Calendario del organizador, sí hago uso del Calendario ligado a mi cuenta de correo. Aquí es donde anoto todas las cosas que no cambiarán: cumpleaños, aniversarios, días festivos, fechas de vencimiento de facturas, etc.

Usar un organizador para todo.

Es más fácil mantener todo en un solo lugar, así no tengo que consultar varios organizadores o calendarios. Uso una codificación de colores para una mejor identificación de lo personal y profesional, como un bolígrafo rojo para todo lo relacionado con el trabajo. Esto es más fácil de hacer con un organizador de papel.

Que las acciones sean físicas.

Escribo oraciones completas (¡con verbos!) para aclarar lo que tengo que hacer. Por ejemplo, es más probable que tome el teléfono para llamar a Janette si escribo “Llamar a Janette sobre otras posibles fechas de la capacitación” que si solo escribes “Janette”.

Consultar el organizador con mucha frecuencia.

Constantemente reviso el organizador y lo dejo en un lugar siempre visible, en un escritorio o mesa, listo para usar. No lo guardo en algún cajón o repisa porque lo olvidaré. Cuando salgo de casa lo meto en el backpack o lo llevo en la mano, del mismo modo que tomo la cartera y el smartphone.

No es necesario llenarlo.

A veces, el espacio vacío hace que las personas piensen que deben llenarlo. Esa ruta ya la recorrí me quemé y perdí el interés en el organizador. Más bien, permito que el organizador sea un reflejo de mi vida en un momento determinado. Algunas semanas está repleto, otras vacío.

 

2 comments On Organizador o cómo concentrar el trabajo

  • Hola es la segunda ocasion que entro esta web y me he decido a comentar.
    encanta este blog. Que ¿temausa? me gustaria poder utlizarlo para mi sitio pero no
    lo encuentros. ¿Es algún CMS como Joomla
    ?

    Si no molesta, no veo ningún marcador social como twitter creo que
    deberiais tener alguno. Yo recomiendo twitter dado que es muy facil
    de usar

Leave a reply:

Your email address will not be published.

Site Footer

Sliding Sidebar

¡Hola! Mi nombre es Miguel.

¡Hola! Mi nombre es Miguel.

Hola, soy Miguel León. Lector ávido, adicto a la información, nerd de ciencias sociales de medio uso, GTD'er & lifehacker, desde #CDMX.

Redes Sociales